POLÍTICA DE COMPLIANCE

1. OBJETIVO

Esta Política tem o objetivo de disseminar a prática de compliance por todos os níveis de hierarquia da HL ENGENHARIA, demonstrando a importância de agir em conformidade com as regras Código de Ética, Políticas Corporativas, normativos internos e legislação aplicável ao negócio. 

A Política visa orientar a função de compliance em nossa  empresa, com a definição de diretrizes, papéis e responsabilidades. 

2. APLICAÇÃO 

A presente Política abrange todos os colaboradores de qualquer nível hierárquico. O cumprimento desta Política fortalece a ética, governança e eficiência da HL ENGENHARIA, além de preservar a reputação e perenidade da Companhia. 

3. DEFINIÇÕES 

Compliance: a expressão compliance deriva do verbo inglês “to comply”, que significa dever de cumprir, de estar em conformidade e fazer cumprir as regras internas e externas a HL ENGENHARIA. Na hipótese de não conformidade a empresa fica sujeita a sanções, perda financeira, danos à reputação e a imagem. 

4. DO PROGRAMA DE INTEGRIDADE HL 

O Programa de Integridade HL tem o objetivo de garantir que a condução dos negócios da HL ENGENHARIA ocorra conforme os mais elevados padrões de ética e transparência em todas suas atividades e negócios. 

Para tanto estabelece um conjunto de procedimentos e controles com o objetivo de prevenir, detectar e responder a riscos de condutas irregulares que descumpram as regras seja do Código de Ética, das Políticas Corporativas, dos processos internos e das legislações aplicáveis ao negócio. 

Os pilares que sustentam o Programa de Integridade HL são: 

• Conhecimento e gerenciamento dos riscos de Compliance ; 
• Comprometimento com a Cultura de Integridade 
• Gestão efetiva de Compliance; 
• Regras claras: Código de Conduta e Políticas Corporativas; 
• Conheça seus terceiros e parceiros (Due Diligence de Integridade) 
• Controles internos e monitoramentos; 
• Comunicação e Treinamento; 
• Canal Confidencial e medidas administrativas e disciplinares 

É responsabilidade de todos os colaboradores da HL ENGENHARIA a execução e cumprimento do Programa de Integridade. 

Com a finalidade de detalhar e divulgar para todos os públicos existe o site sobre o Programa de Integridade HL que pode ser acessado no link: http://www.hlengenharia.com.br/empresa/programa-de-integridade.

5. ESTRUTURA DA ÁREA DE COMPLIANCE 

A estrutura da área de Compliance é ligada ao Conselho de Administração, com acesso irrestrito à Alta Administração e independência na condução de ações com todas as áreas da empresa, de modo a garantir a imparcialidade em todas as suas operações e controles. 

Para manter a independência o reporte da área de Compliance é feito diretamente ao Comitê de Ética e ao Conselho de Administração. 

5.1. Funções da Área de Compliance 

A área de Compliance tem como tem como sua principal função realizar a implementação e desenvolvimento do Programa de Integridade, além de exercer atuação em outras funções, a saber: preventiva, normativa, educativa, monitoramento e controle, consultiva e a deliberativa. 

Na função preventiva tem o objetivo de identificar, avaliar e responder os riscos de integridade e combater situações de índicios de condutas irregulares e de corrupção que possam causar prejuízos materiais e reputacionais a empresa. A atividade avaliação de integridade (due diligence) de fornecedores, terceiros e parceiros também é responsável por prevenir os riscos de corrupção e reputação no relacionamento com o público externo. 

Na função normativa busca orientar na criação e revisão de Políticas Corporativas, assessorar na criação e/ou melhorias de processos e normativos que assegurem a observância das diretrizes de ética e integridade na atividade das áreas. 

Na função educativa visa promover a comunicação e capacitar por meio de treinamentos periódicos sobre o Programa de Integridade, Políticas de Compliance e o Código de Ética da HL ENGENHARIA, todas as partes interessadas ao negócio. 

Na função de monitoramento e controle, objetiva garantir e aprimorar a estrutura de controles internos dos principais riscos de integridade para assegurar sua gestão eficaz, além de realizar a análise e tratativa das declarações de conflito de interesses e recebimento de brindes, presentes e hospitalidades. 

Na função consultiva é responsável por esclarecer dúvidas e auxílio em relação à aplicação Código de Conduta, políticas, processos e demais normativos relativos à ética e Compliance, além de sinalizar as áreas a necessidade de desenvolvimento ou revisão de processos/procedimentos.

Na função deliberativa realiza pareceres com recomendações de como atuar em casos de due diligence de integridade, desvios éticos ou indícios de irregularidades ou corrupção. Em situações críticas o Compliance irá reportar o parecer para o Comitê de Ética, que será responsável por avaliar e deliberar sobre como atuar no caso concreto e qual a medida disciplinar a ser aplicada, quando necessário. Para o desempenho de suas funções a área de compliance pode solicitar a diversas áreas o compartilhamento de relatórios, documentos, emails e demais informações necessárias ao exercício de sua atividade. 

5.2. Funções do Comitê de Ética 

O Comitê de Ética é uma instância colegiada de caráter consultivo, deliberativo e educativo que suporta a área de Compliance na execução e efetividade do Programa de Integridade HL. 

Este comitê é composto por cinco Diretores Executivos, e possui a função de quando acionado pelo Gestor da área de Compliance avaliar parecer sobre riscos de integridade, desvios de conduta e descumprimentos dos normativos internos que venham a ser identificados, e deliberar quais ações serão tomadas e medidas disciplinares que poderão ser aplicadas; esclarecer as eventuais dúvidas de interpretação dos documentos internos; resolver conflitos de interesses; apoiar o Conselho de Administração, quando necessário; dentre outras. 

6. INTERFACES DA ÁREA DE COMPLIANCE COM AS DEMAIS ÁREAS 

A área de Compliance possui interfaces com diversas áreas para promover a efetividade do Programa de Integridade e demais funções de compliance. Nesse sentido, seguem as áreas de maior relacionamento e suas principais atividades de interface. 

• Auditoria Interna é responsável por administrar o Canal Confidencial e realizar as investigações e apurações dos relatos, dar suporte a investigações decorrentes de due diligence de integridade e informar pontos de melhorias no Programa de Integridade; 
• Jurídico é responsável por realizar o acompanhamento e atualização da legislação e regulamentos aplicáveis ao negócio que impactem no Programa de Integridade, realizar a inclusão da cláusula anticorrupção nos contratos, promover o reporte aos órgãos judiciais competentes sobre a apuração de casos criminais, apoiar nas investigações e orientar quanto as medidas disciplinares aplicáveis para os casos de descumprimento; 
• Desenvolvimento Humano é responsável por auxiliar na elaboração do plano de treinamento do Programa de Integridade, dar suporte nas aplicações dos treinamentos, aplicar o questionário de análise do perfil ético prévio a contratação de colabradores e auxiliar nas aplicações das medidas disciplinares para casos de descumprimentos; 
• Comunicação Interna é responsável por auxiliar na elaboração do plano de comunicação do Programa de Integridade, realizar comunicações sobre temas de compliance, auxiliar no processo de comunicação para público alvos distintos e realizar os sorteios dos brindes, presentes e hospitalidades; 
• Suprimentos é responsável por realizar avaliação prévia de fornecedores, terceiros e parceiros por meio da aplicação do questionário de due diligence de integridade e envia para área compliance os classificados como alto risco para realizar avaliação mais detalhada dos riscos de integridade no relacionamento entre as partes; 

Todas as áreas da HL ENGENHARIA são responsáveis pela efetividade do Programa de Integridade e deverão comunicar qualquer suspeita de irregularidade no cumprimento das normas internas e dispositivos legais aplicáveis aos negócios que gerem riscos ao Compliance, tais como indícios de fraudes, corrupção, desvios éticos e conflitos de interesses. 

7. CANAIS DE COMUNICAÇÃO 

7.1. Fale com Compliance 

O Fale com Compliance é um canal de consulta ética com o objetivo de facilitar e esclarecer o atendimento de dúvidas de todos os colaboradores Da empresa relacionadas aplicação do Código de Ética, das Políticas de Compliance no dia a dia e sobre dilemas éticos. O Fale com Compliance está disponibilizado em nossa Intranet. 

Essa ferramenta foi criada para atender de forma rápida as consultas realizadas, bem como permitir o seu registro e gestão.

7.2. Canal Confidencial 

O Canal Confidencial é uma ferramenta que permite a identificação e combate de abusos, desvios de comportamento, assédios e fraudes para que as situações sejam investigadas e devidamente tratadas. 

O Canal é totalmente seguro e sigiloso, preservando a identidade do usuário e garantindo o anonimato. É fundamental agir com responsabilidade ao efetuar relatos, que devem ser consistentes e verídicos. 

Não haverá qualquer retaliação para o Colaborador que utilizar o Canal Confidencial, conforme estabelecido na Política de Não Retaliação a Denunciantes. 

Nesse sentido, seguem os contatos do Canal Confidencial HL: 

– E-mail: confidencial@hlengenharia.com .br.

8. COMUNICAÇÃO, TREINAMENTO E DÚVIDAS 

A HL ENGENHARIA manterá um plano de comunicação e treinamento periódico e constante para seus Colaboradores com intuito de divulgar e conscientizar da importância do cumprimento das regras do Código de Ética, das Políticas Corporativas e dos valores da Companhia. 

Quaisquer situações, exceções e/ou esclarecimentos sobre a aplicação desta Política poderão ser enviadas pelo canal de comunicação “Fale com o Compliance”, disponível na Intranet.